1. Pengertian Komunikasi
Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia, dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau dimana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat komunikasi. Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri. Dengan adanya komunikasi yang baik dalam perkantoran segala sesuatu bisa berjalan lancar dan berhasil dan begitupun sebaliknya jika tidak komunikasi maka akan menyebabkan berantakannya manajemen dalam sebuah perkantoran.
Komunikasi adalah peristiwa sosial, peristiwa yang terjadi ketika manusia berinteraksi dengan manusia yang lain. Menurut Kohler, komunikasi yang efektif adalah penting bagi semua organisasi. Oleh karena itu, para pimpinan organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka (Muhammad, 2002).
Secara etimologis komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu cum, sebuah kata yang artinya dengan atau bersama dengan serta kata umus sebuah kata bilangan yang berarti satu. Dua kata tersebut membentuk kata benda communio, yang dalam bahasa Inggris disebut dengan communion, yang berarti kebersamaan, persatuan,, persekutuan, gabungan, pergaulan atau hubungan, karena untuk ber-communio diperlukan adanya usaha dan kerja, maka kata itu dibuat menjadi kata kata kerja cummnicare yang berarti membagi sesuatu dengan seseorang, tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman. Jadi komunikasi berarti pemberitahuan, pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan (Hardjana, 2003).
Dance (1967), mengartikan komunikasi dalam kerangka psikologi behaviorisme sebagai usaha menimbulkan respon melalui lambang-lambang verbal, ketika lambang lambang verbal tersebut bertindak sebagai stimuli. Raymond S. Ross mendefinisikan komunikasi sebagai proses transaksional yang meliputi pemisahan dan pemilihan bersama lambang secara kognitif, begitu rupa sehingga membantu orang lain untuk mengeluarkan dari pengalamannya sendiri arti atau respon yang sama dengan yang dimaksud oleh sumber (Rakhmat, 2005).
Psikologi menyebut komunikasi sebagai penyampaian energi dari alat-lat indera ke otak, pada peristiwa penerimaan dan pengolahan informasi, pada proses saling pengaruh diantara berbagai sistem dalam diri organisme dan diantara organisme. Ketika komunikasi dikenal sebagai disiplin sebagai proses mempengaruhi orang lain, disiplin-disiplin yang lain menambah perhatian yang sama besarnya seperti psikologi.
Menurut Hovland, Janis dan Kelley komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. Pada definisi ini mereka menganggap komunikasi sebagai suatu proses, bukan sebagai suatu hal. Sedangkan menurut Brent D. Ruben, komunikasi manusia adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya, dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan, mengirimkan dan menggunakn informasi untuk mengkoordinasi lingkungannya dan orang lain (Muhammad, 2002).
Komunikasi melibatkan pengembangan dan pemeliharaan perasaan (sentiment) antar pribadi (interpersonal system). Proses ini mencakup cara-cara anggota kelompok menyatakan perasaan serta pikirannya untuk pengembangan dan pemeliharaan pola hubungan atas dasar ikatan batin dalam kelompok. Komunikasi ini memusatkan perhatian pada mekanisme antar pribadi dimana pola hubungan dibentuk dan dibina (Soemiati dan Jusuf, 1985).
2. Model Komunikasi
Muhammad (2002), menjelaskan bahawa model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses komunikasi yang sederhana dari proses komunikasi yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen komunikasi dengan komponen lainnya. Penyajian model komunikasi dimaksudkan untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar komunikasi yang perlu ada dalam suatu komunikasi.
a. Aristoteles
Banyak ahli yang memberikan model komunikasi yang baik sehingga pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat diterima dan dipahami oleh pendengar dan tidak akan menimbulkan terjadinya hambatan (miscommunication) salah satu diantaranya Aristoteles (Schneider, 1975) sebagaimana gambar 1.1 di bawah ini:
 |
Gambar 1.2 Model Komunikasi Aritoteles
b. Lasswell
Salah satu model komunikasi yang tua tetapi masih digunakan orang untuk tujuan tertentu adalah model komunikasi yang dikemukakan oleh Harold Lasswell, seorang ahli ilmu politik dari Yale University, dengan menggunakan lima pertanyaan yang perlu ditanyakan dan dijawab dalam melihat proses komunikasi, yaitu who (siapa), says what (mengatakan apa), in which channel/medium atau dalam media apa, to whom atau kepada siapa dan dengan what effect atau apa efeknya (Bryson, 1948). Gambaran model komunikasi Lasswell tersebut adalah seperti pada gambar 1.2 di bawah ini:Gambar 1.3 Model Komunikasi Lasswell
c. Shannon
Shannon (1949), memberikan gambaran mengenai model komunikasi yang banyak digunakan dalam masyarakat beserta komponen dari proses kemunikasi tersebut atau lebih dikenal dengan model Shannon Wever, yaitu;
1) Sumber Informasi (Information Source)
Proses komunikasi manusia yang menjadi sumber informasi adalah otak. Pada otak ini terdapat kemungkinan message/pesan yang tidak terbatas jumlahnya. Tugas utama dari otak adalah menghasilkan suatu pesan atau suatu set kecil pesan dari berjuta-juta pesan yang ada.
2) Transmitter
Pemilihan trasmitter tergantung pada jenis komunikasi yang digunakan. Pada komunikasi tatap muka yang menjadi transmitternya adalah alat-alat pembentuk suara dan dihubungkan dengan otot-otot serta organ tubuh lainnya yang terlibat dalam penggunaan dalam penggunaan bahasa nonverbal, sedangkan pada komunikasi yang menggunakan mesin, alat komunikasi yang berfungsi sebagai transmitter adalah alat itu sendiri seperti telepon, radio, televisi, foto dan film.
3) Penyandian Pesan (Encoding)
Penyandian (encoding) pesan diperlukan untuk mengubah ide-ide dalam otak ke dalam suatu sandi yang cocok dengan transmitter, dalam komunikasi tatap muka signal yang cocok dengan alat-alat suara adalah berbicara. Signal yang cocok dengan otot-otot tubuh dan indera adalah anggukan kepala, sentuhan dan kontak mata. Pada komunikasi yang menggunakan mesin penyandian pesan juga berasal dari tubuh tetapi diperluas melalui jarak jauh dengan transmitter. Misalnya radio adalah perluasan dari suara manusia.
4) Penerima dan Decoding
Penerima dalam hal ini adalah alat-alat tubuh yang sederhana dan sanggup mengamati signal. Misalnya telinga menerima dan menguraikan sandi pembicaraan, mata menerima dan menguraikan sandi gerakan badan dan kepala, kilatan mata dan signal lainnya yang dapat dilihat dengan mata. Jelaslah jika seorang individu pada komunikasi tatap muka kekurangan satu atau lebih organ tubuh maka penerimaan pesan akan terhambat.
5) Tujuan (Destination)
Destination adalah otak manusia yang menerima pesan dan berisi macam-macam hal, ingatan atau pemikiran mengenai kemungkinan arti pesan. Penerima pesan telah menerima signal mungkin melalui pendengaran, penglihatan, penciuman dan sebagainya kemudian signal itu diuraikan san diinterpretasikan dalam otak.
6) Sumber Gangguan (Noise)
Sumber gangguan pada waktu memindahkan signal dari transmitter kepada si penerima, misalnya pada waktu berbicara dengan teman di jalan kedengaran suara mobil lewat, anak-anak berteriak yang semuanya itu mengganggu pembicaraan, gangguan itu dinamakan noise. Adapun model komunikasi Shannon sebagaimana gambar 1.3 di bawah ini:
 |
Gambar 1.4 Model Komunikasi Shannon
Komunikasi sebagai proses dua arah (two ways communication)) atau timbal balik berdasarkan penjelasan Muhammad (2002), diperlukan beberapa komponen dasar dalam proses komunikasi, masing-masing komponen tersebut yaitu :
a. Pengirim pesan
Pengirim pesan adalah invidu atau orang yang mengirim pesan. Pesan atau informasi yang akan dikirimkan berasal dari otak si pengirim pesan.
b. Pesan
Pesan adalah informasi yang akan dikirimkan kepada si penerima. Pesan ini dapat berupa verbal maupun non verbal.
c. Saluran
Saluran adalah jalan yang dilalui pesan dari si pengirim dengan si penerima. Channel yang biasa dalam komunikasi adalah gelombang cahaya atau suara yang dapat kita lihat dan dengar.
d. Penerima Pesan
Penerima pesan adalah yang menganalisis dan menginterpretasikan isi pesan yang diterimanya.
e. Balikan
Adalah respon terhadap pesan yang diterima yang dikirimkan kepada si pengirim pesan. Dengan diberikannya reaksi ini kepada si pengirim, pengirim akan dapat mengetahui apakah pesan yang dikirimkan tersebut dinterpretasikan sama dengan apa yang dimasudkan oleh si pengirim
3. Prinsip-prinsip Komunikasi
Sieburg (Soemiati dan Jusuf, 1985), mengatakan bahwa terdapat metode untuk mengamati komunikasi antara lain apakah suatu tingkah laku dianggap menegaskan atau tidak menegaskan tindak komunikatif yang terjadi sebelumnya.
Seiler (dalam Muhammad, 2002) menjelaskan 4 prinsip dasar yang harus dipenuhi ketika berlangsungnya sebuah proses komunikasi yaitu :
a. Komunikasi adalah suatu proses
Komunikasi adalah suatu proses karena merupakan suatu seri kegiatan yang terus menerus, yang tidak mempunyai permulaan atau akhir dan selalu berubah-ubah. Komunikasi juga bukanlah suatu barang yang dapat ditangkap dengan tangan untuk diteliti.
b. Komunikasi adalah sistem
Komunikasi terdiri dari beberapa komponen dan masing-masing komponen tersebut mempunyai tugasnya masing-masing. Tugas dari masing-masing komponen itu berhubungan satu sama lain untuk menghasilkan suatu komunikasi.
c. Komunikasi bersifat interaksi dan transaksi
Interaksi dalam hal ini adalah saling bertukar komunikasi. Misalnya seseorang berbicara kepada temannya mengenai sesuatu, kemudian temannya yang mendengar memberikan reaksi atau komentar terhadap apa yang sedang dibicarakan itu. Banyak dalam percakapan tatap muka kita terlibat dalam proses pengiriman pesan secara simultan tidak terpisah seperti contoh diatas. Dalam keadaan demikian komunikasi tersebut bersifat transaksi.
d. Komunikasi dapat disengaja maupun tidak disengaja
Komunikasi yang disengaja terjadi apabila pesan yang mempunyai maksud tertentu dikirimkan kepada penerima yang dimaksudkan. Tetapi apabila pesan yang tidak sengaja dikirimkan atau tidak dimaksudkan untuk orang tertentu untuk menerimanya maka itu dinamakan komunikasi tidak sengaja.
Pesan yang disampaikan oleh komunikator tidak perlu terlalu ambisi untuk mencapai hasil segera yaitu mempengaruhi komunikan. Menurut Alan H. Monroe (Rakhmat, 2005) untuk dapat mempengaruhi dan menjalin komunikasi secara efektif perlu memperhatikan :
a. Attention (perhatian)
Artinya bahwa pesannya harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa sehingga dapat menumbuhkan perhatian dari komunikan. Misalnya, seorang pimpinan memulai dahulu dengan mengajak berbincang-bincang secara santai dengan karyawan, tersenyum, menanyakan kesehatan dan sebagainya untuk menari perhatian.
b. Need (kebutuhan)
Komunikator kemudian berusaha meyakinkan komunikan bahwa pesan yang disampaikan itu penting bagi komunikan.
c. Satisfaction (pemuasan)
Dalam hal ini komunikator memberikan bukti bahwa yang disampaikan itu adalah benar.
d. Visualization (visualisasi)
Komunikator memberikan bukti-bukti lebih kongkret sehingga komunikan bisa turut menyelesaikan.
e. Action (tindakan)
Komunikator mendorong agar komunikan bertindak positif yaitu melaksanakan pesan dari komunikator.
Aslin (2001) menyebutkan beberapa faktor-faktor fundamental yang mempengaruhi komunikasi, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Initiator (pemrakarsa)
b. Recipient (penerima)
c. A mode/vehicle (cara/saluran)
d. Message (pesan)
e. An effect (efek)
Komunikasi yang melibatkan dua pihak menurut Aslin (2001) yaitu antara komunikator dan komunikan memiliki fungsi sebagai:
a. Intrumental (alat); untuk mencapai atau meperoleh suatu dalam hal merealisasikan suatu tujuan dan kepentingan bersama.
b. Control (kontrol); untuk mengarahkan perilaku individu pada cara khusus dengan metode yang telah dipikirkan sebelumnya.
c. Information (informasi); untuk mengetahui dan menjelaskan sesuatu sehingga ada kesepahaman bersama.
d. Expression (ekspresi); untuk mengungkapkan perasaan sehingga orang lain memahami keinginan keinginan kita.
e. Sosial Contact (kontak sosial); sehingga terjalin hubungan harmonis dengan lingkungan sekitar.
f. Alleviation of Anxiety (mengurangi kecemasan); proses komunikasi yang efektif. Misalnya, dalam konseling berguna untuk mengatasi masalah yang dihadapi oleh komunikator dan komunikan.
g. Stimulation (pendorong); untuk menunjang terjadinya komunikasi yang efektif diperlukan stimulan untuk menanggapi dan memberikan perhatian dalam bentuk komunikasi sehingga kepentingan bersama bisa dipenuhi.
h. Role-related; untuk menghubungkan peran atau tugas disebabkan oleh situasi yang mendukung atau menghendaki
2. Pola-pola Komunikasi Efektif
Perkantoran yang berfungsi maksimal, ditandai dengan adanya kejasama secara sinergis dan harmonis dari berbagai komponen. Senantiasa terjadi komunikasi, kerjasama, saling koreksi dan terdapat sistem pembagian tugas antar komponen tersebut. Suatu perkantoran dikonstruksi dan dipelihara dengan komunikasi. Artinya, ketika proses komunikasi antar komponen tersebut dapat diselenggarakan secara harmonis, maka perkantoran tersebut semakin kokoh dan kinerja akan meningkat.
Komunikasi yang efektif menurut Tubbs dan Moss (Rakhmat, 2005), paling tidak menimbulkan 5 hal yaitu :
a. Pengertian; yaitu penerimaan yang cermat dari isi stimuli seperti yang dimaksud oleh komunikator.
b. Kesenangan; komunikasi ini lazim disebut sebagai komunikasi fatis (phatic communication), dimaksudkan untuk menimbulkan kesenangan. Komunikasi ini yang menjadikan hubungan kita hangat, akrab dan menyenangkan.
c. Mempengaruhi sikap; paling sering kita melakukan komunikasi untuk mempengaruhi orang lain. Dalam bentuk mempengaruhi pendapat, sikap dan tindakan orang lain dengan menggunakan manipulasi psikologis sehingga orang tersebut bertindak seperti atas kehendaknya sendiri.
d. Hubungan sosial yang baik; komunikasi juga ditujukan untuk menumbuhkan hubungan sosial yang baik. Manusia adalah makhluk sosial yang tidak bertahan hidup sendiri. Kita ingin berhubungan dengan orang lain secara positif.
e. Tindakan; efektifitas komunikasi biasanya diukur dari tindakan nyata yang dilakukan komunikate
Proses komunikasi yang efektif, komunikator memegang peranan yang sangat penting untuk tercapainya komunikasi efektif. Komunikator sebagai personal mempunyai pengaruh yang besar terhadap komunikan, bukan saja dilihat dari kemampuan dia menyampaikan pesan, namun juga menyangkut berbagai aspek karakteristik komunikator (Rakhmat, 2005).
Lestari dan Maliki (2003), mengungkapkan bahwa komunikasi yang efektif dapat terjadi apabila pesan yang dikirim oleh komunikator/sender dapat diterima dengan baik (menyenangkan, aktual/nyata) oleh komunikan/receiver, kemudian penerima pesan menyampaikan kembali bahwa pesan telah diterima dengan baik dan benar. Artinya ada komunikasi dua arah atau komunikasi yang timbal baik. Instansi yang profesional mengaplikasikan komunikasi efektif dalam bentuk komunikasi verbal maupun nonverbal. Komunikasi verbal dalam bentuk lisan atau perkataan dilaksanakan dengan bentuk komunikasi terbuka (two ways communication) antara pimpinan dan bawahan sebagai pegawai dalam sebuah organisasi kerja sehingga jalan menuju kerjasama dan koordinasi dalam manajemen menjadi lebih mudah dan mengurangi konflik psikologis sedangkan komunikasi nonverbal sebagaimana dijelaskan oleh Sendjaja (1994), diperlukan penggunaan otak kanan dalam bentuk kreatifitas pimpinan dan bawahan untuk memahami disebabkan menggunakan bahasa tertulis, isyarat, gerakan, penampilan dan ekspresi wajah.
Komunikasi efektif di perkantoran akan sangat membantu peningkatan kinerja dan ketepatan dalam penyelesaian suatu urusan (http://www.psikologi-untar.com), dengan beberapa indikator komunikasi efektif yaitu :
a. Pemahaman
Kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh komunikator. Dalam hal ini komunikan dikatakan efektif apabila mampu memahami secara tepat. Sedang komunikator dikatakan efektif apabila berhasil menyampaikan pesan secara cermat.
b. Kesenangan
Yakni apabila proses komunikasi itu selain berhasil menyampaikan informasi, juga dapat berlangsung dalam suasana yang menyenangkan kedua belah pihak.
c. Pengaruh pada sikap
Apabila seorang komunikan setelah menerima pesan kemudian sikapnya berubah sesuai dengan makna pesan itu. Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari-hari di perkantoran.
d. Hubungan
Bahwa dalam proses komunikasi yang efektif secara tidak sengaja meningkatkan kadar hubungan interpersonal. Di perkantoran, seringkali terjadi komunikasi bukan untuk menyampaikan informasi atau mempengaruhi sikap semata, tetapi kadang-kadang terdapat maksud implisit yakni membina hubungan baik.
e. Tindakan
Yaitu melakukan tindakan sesuai dengan pesan yang dikomunikasikan
f. Proses komunikasi dalam organisasi kerja, peran sebagai komunikator lebih banyak dimainkan oleh para pimpinan kemudian disebarluaskan kepada para pegawai untuk mencapai tujuan tertentu (http://www.psikologi-untar.com). Karakteristik komunikator yang efektif yaitu :
a. Kredibilitas
Ialah kewibawaan seorang komunikator dihadapan komunikan. Di perkantoran, pemimpin kredibel atau berwibawa lebih mudah mempengaruhi karyawannya.
b. Daya tarik
Berkenaan dengan keadaan yang menunjukkan penerima melihat komunikator sebagai seorang yang disenangi dalam bentuk peranan yang memuaskan. Jika pihak komunikan merasa bahwa komunikator mempunyai sifat-sifat yang menarik, maka akan mendorong keterlibatan keduanya dalam hubungan komunikasi yang menyenangkan. Efektifitas komunikasi yang dilaksanakan oleh pimpinan kantor sebagai komunikator akan dipengaruhi oleh kesan pegawai terhadap daya tarik pimpinan tersebut
Komunikasi efektif akan terwujud apabila cara penyampaian pesan atau informasi dirancang secara cermat sesuai dengan karakteristik komunikan maupun keadaan di lingkungan sosial yang bersangkutan. Komunikasi akan berhasil apabila pesan yang disampaikan tepat, dapat dimengerti dan dapat diterima komunikan (Rakhmat, 2005). seseorang dapat mengendalikan sikap dan perilaku komunikan sedangkan pesan cenderung efektif apabila :
a. Komunikan pada umumnya sikap bersahabat terhadap komunikator
b. Tingkat pendidikan komunikator yang baik
c. Penyajian pesan dilakukan secara konsisten dan berkelanjutan
d. Adanya kejujuran, keterbukaan serta objektif dalam pesannya
Menurut Jack Gibb (Muhammad, 2002), hubungan komunikasi akan terjadi secara efektif apabila kedua belah pihak memenuhi kondisi berikut :
a. Menguraikan sesuatu apa adanya, tidak ada praduga
b. Berorientasi kepada masalah, menentukan masalah bersama dan mencari penyelesaiannyatanpa menghambat tujuan penerima, keputusan dan kemajuan.
c. Spontan, bebas dari tipuan, tidak mempunyai motif tersembunyi, jujur dan lurus.
d. Kesamaan, saling percaya dan menghargai, terlibat dalam pembuatan perencanaan tanpa mempengaruhi kekuasaan, status atau penampilan.
e. Empati, meghargai pendengar, mengidentifikasi, saling berbagi dan menerima msalahnya, perasaan dan nilai-nilai.
f. Bersifat sementara, ingin melakukan percobaan dengan tingkah laku sendiri, sikap dan ide-ide.
Komunikasi efektif di perkantoran akan sangat membantu peningkatan kinerja dan ketepatan dalam penyelesaian suatu urusan (http://www.psikologi-untar.com). Ada beberapa indikator komunikasi efektif yaitu :
a. Pemahaman
Kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh komunikator. Dalam hal ini komunikan dikatakan efektif apabila mampu memahami secara tepat. Sedang komunikator dikatakan efektif apabila berhasil menyampaikan pesan secara cermat.
b. Kesenangan
Yakni apabila proses komunikasi itu selain berhasil menyampaikan informasi, juga dapat berlangsung dalam suasana yang menyenangkan kedua belah pihak.
c. Pengaruh pada sikap
Apabila seorang komunikan setelah menerima pesan kemudian sikapnya berubah sesuai dengan makna pesan itu. Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari kehidupan sehari-hari di perkantoran.
d. Hubungan
Bahwa dalam proses komunikasi yang efektif secara tidak sengaja meningkatkan kadar hubungan interpersonal. Di perkantoran, seringkali terjadi komunikasi bukan untuk menyampaikan informasi atau mempengaruhi sikap semata, tetapi kadang-kadang terdapat maksud implisit yakni membina hubungan baik.
e. Tindakan
Yaitu melakukan tindakan sesuai dengan pesan yang dikomunikasikan
Faktor penentu yang tidak dapat dilepaskan dari komunikasi efektif yaitu konsentrasi, berkonsentrasi memungkinkan seseorang untuk memiliki dasar berpijak mengatakan sesuatu secara bergantian dan berkesinambungan. Dalam suatu pekerjaan seringkali terjadi kesalahpahaman karena kurangnya konsentrasi para pegawai (Soenarno, 2006).
3. Aspek-aspek Komunikasi Efektif
Komunikasi efektif merupakan proses saling mempengaruhi sehingga untuk menjalin komunikasi efektif dalam organisasi kerja maka harus memenuhi aspek-aspek yang menjadi patokan utama, sebagaimana dipaparkan oleh Aslin (2001) yaitu sebagai berikut:
a. Kepercayaan
Pegawai disemua tingkat harus berusaha keras untuk mengembangkan dan mempertahankan hubungan yang didalamnya terdapat kepercayaan, keyakinan dan kredibilitas didukung oleh pernyataan dan tindakan.
b. Pembuatan keputusan bersama
Para pegawai disemua tingkat dalam perkantoran harus diajak berkomunikasi dan berkonsultasi mengenai semua masalah dalam semua wilayah kebijakan perkantoran, yang relevan dengan kedudukan mereka. Selain itu para pegawai hendaknya diajak berkonsultasi dan berkomunikasi dengan pimpinan sehingga aktif dalam decision making.
c. Kejujuran
Suasana umum yang diliputi kejujuran dan keterbukaan harus mewarnai hubungan-hubungan dalam kantor, serta diharapkan para pegawai perlu mengatakan apa yang ada dalam pikiran mereka tanpa melihat posisi-posis tertentu.
d. Keterbukaan dalam komunikasi kebawahan (top down)
Mencakup kesediaan pimpinan untuk mengkoordinasikan tugas serta memberikan informasi yang dibutuhkan oleh setiap pegawai.
e. Mendengarkan dalam berkomunikasi keatas (bottom up)
Setiap pimpinan sebaliknya senantiasa mendengarkan saran dan kritikan termasuk masalah-masalah yang dihadapi oleh setipa pegawai.
f. Perhatian pada tujuan-tujuan yang berkinerja tinggi (goal oriented)
Pegawai disetiap divisi perlu diberi suatu komitmen bahwa perlunya produktivitas tinggi, kualitas tinggi biaya rendah.
4. Hubungan Antara Komunikasi Efektif dengan Produktivitas Kerja
Pemikiran kearah peningkatan produktivitas melalui hubungan komunikasi yang efektif sebuah organisasi kerja kini semakin diperlukan untuk mempertahankan daya saing di era globalisasi sekarang ini (Moelyono, 2004).
Komunikasi merupakan merupakan salah satu unsur penting yang menandai kehidupan dalam suatu perkantoran. Ketika perkantoran itu berharap dapat bekerja dalam sebuah manajemen yang efisien, maka didalamnya mesti dilakukan langkah-langkah komunikasi internal secara terencana.
Aktivitas komunikasi di perkantoran senantiasa disertai dengan tujuan yang ingin dicapai. Dapat dikemukakan apabila komunikasi tidak efektif, maka tujuan yang hendak dicapai pun kemungkinan besar tidak dapat terlaksana. Secara sederhana, komunikasi dikatakan efektif apabila suatu proses komunikasi atau pesan yang akan disampaikan komunikator dapat diterima dan dimengerti oleh komunikan, persis seperti yang dikehendaki komunikator.
Peranan komunikasi efektif menjadi suatu hal yang mendapat perhatian dalam dunia perkantoran modern sekarang ini, disebabkan dengan adanya efektifitas komunikasi, maka semua permasalahan yang muncul dikalangan pegawai akan mudah diatasi. Suatu hal yang perlu mendapat perhatian selain menyelesaikan permasalahan pegawai yang berefek pada penurunan kinerja agar muncul metode-metode baru untuk meningkatkan output dalam bentuk pelayanan yang maksimal (excellence service) kepada masyarakat (http://www.psikologi-untar.com).
Menurut Nawawi dan Hadari (1990), komunikasi efektif yang terbangun antara pimpinan dan bawahan maupun dari bawahan ke pimpinan memungkinkan terwujudnya saling pengertian sebagai dasar pelaksanaan kerja sama guna peningkatan produktivitas kerja. Komunikasi yang terbangun harus bertolak dari landasan konsep hubungan manusiawi yang menempatkan setiap unsur unit kerja sebagai subyek sehingga tumbuh perasaan memiliki organisasi kerjanya yang termanifestasi pada perkembangan perasaan ikut bertanggung jawab terhadap volume dan beban kerja yang dipercayakan kepadanya.
Komunikasi yang efektif antara pegawai dan pimpinan mengurangi tekanan psikologis menghadapi pekerjaan yang monoton dalam rangka peningkatan prestasi yang berefek pada produktivitas kerja sehingga perkantoran tidak mengalami kekeringan inovasi mencari model manajemen pelayanan public yang lebih prima.
Peningkatan produktivitas harus ditunjang oleh tumbuh kembangnya komunikasi yaitu dalam bentuk keterbukaan antara pimpinan dan pegawai sehingga hubungan pimpinan dan pegawai tidak terjadi gap, yang dapat menghilangkan keharmonisan yang berefek pada layanan yang diberikan kepada masyarakat.
Selain itu, terkadang muncul sikap otoriter dari pimpinan yang menyebabkan buruknya komunikasi interpersonal (interpersonal communication), sehingga kualitas pekerjaan akan menurun, yang kemudian berefek pada ketidakpuasan masyarakat yang membutuhkan dan memperoleh pelayanan instansi tersebut.
Sebaliknya dalam hal ini seorang pimpinan yang menginginkan peningkatan produktivitas dan efektifitas kinerja, dituntut mampu mengaplikasikan komunikasi efektif kepada para pegawainya sebagai salah satu faktor yang dapat merangsang timbulnya semangat kerja, kreatifitas dan ide-ide baru pegawai. Selain itu, permasalahan yang muncul dalam perkantoran setiap hari semakin bervariasi sehingga dibutuhkan keterbukaan antara pimpinan dan bawahan melalui pengembangan komunikasi antara pimpinan dan staff/pegawai agar tercipta rasa nyaman untuk membagikan dan mendiskusikan ide-ide baru yang dimiliki yang nantinya berimpilikasi pada produktivitas pegawai didalam instansi tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar